Estos días en los que el hastag #yomequedoencasa ha cobrado gran fuerza muy a nuestro pesar, son muchos los profesionales que están experimentando por primera vez el teletrabajo y, los que ya lo habían practicado alguna vez, lo están haciendo de una forma  mucho más intensiva.

Esta situación tan anómala que nos está tocando vivir está poniendo en evidencia la necesidad real de aprender a gestionar equipos de manera remota y deslocalizada y de “llevarnos bien” con todas esas herramientas que pueden ayudarnos a mantener el contacto y la productividad de nuestros equipos de manera remota.

Y en este nuevo contexto, las videollamadas de tú a tú o grupales, son las grandes estrellas. Plataformas como Zoom, Teams, Skype, Hangouts o incluso Whatsapp permiten conectar con uno o más usuarios compartiendo audio y vídeo, documentos o la pantalla de nuestro ordenador.

Sin embargo, en muchas ocasiones, más de las que nos gustaría reconocer, estas reuniones virtuales son un tanto caóticas y poco productivas. Aquí tenéis nuestros consejos para evitarlo y poder sacar provecho a las reuniones profesionales por videoconferencia.

Consejo nº 1:  la tecnología

Cuando iniciamos cualquier conversación grupal por videoconferencia lo más común es que se escuchen cosas cómo ¿me oyes?, no te veo, te oigo entrecortado, ¿quién falta?…

Para evitar todos estos inconvenientes que pueden retrasarnos o dar una imagen de poca profesionalidad si en la reunión también participan clientes, posibles colaboradores, proveedores… lo ideal es que el anfitrión o encargado de la reunión facilite con antelación a todos los usuarios los requisitos técnicos necesarios para llevarla a cabo así como una pequeña guía o manual de instrucciones. Evidentemente si vamos a reunirnos con nuestros compañeros de departamento estas instrucciones serán menos detalladas que si programamos una videoconferencia con clientes u otras empresas. Tampoco será necesario que sean tan exhaustivas si las personas con las que vamos a reunirnos utilizan habitualmente este tipo de herramientas.

En cualquier caso deberíamos asegurarnos de que todos los participantes disponen de los requisitos técnicos para acceder a la reunión tales como:

  • Cámara web.
  • Micrófono y auriculares para evitar que se acople el sonido.
  • Buena conexión a Internet para evitar cortes cuando se comparta el vídeo o el escritorio.
  • Plugins o software adicional si es que hay que instalar algo para la sesión.
  • Cuentas de usuario en determinada aplicación, como por ejemplo de Google si usamos Hangout.
  • Enlace o modo de acceso a la reunión.

Si la ocasión lo merece y es posible, se puede pedir a los participantes que se conecten un día o unas horas antes para una sesión de pruebas o realizar pruebas de modo interno en nuestra organización para anticiparnos a posibles problemas que puedan surgir.

También es conveniente, por ejemplo, si el contenido de la sesión es de 45 minutos, prever que se puede alargar 5-10 minutos por cuestiones técnicas e invitar a los asistentes a que accedan unos minutos antes de la hora prevista de inicio para poder empezar sin retrasos.

Consejo nº 2: escoge bien tu plataforma y sácale partido

Como hemos dicho hay muchas plataformas en el mercado que ofrecen sistemas de videoconferencia. Unas permiten compartir documentos, la pantalla del ordenador, otras tienen sistemas de pizarra integrado, chats, posibilidad de poner en mute a los participantes, crear salas de reunión paralelas para grupos pequeños… A algunas se puede acceder vía web, otras requieren que se instale algún software en el ordenador, unas requieren registro, otras son de acceso libre, las hay gratuitas y de pago.

Elegir la plataforma que mejor se adapte a nuestras circunstancias, requerimientos y habilidades de los participantes (no es lo mismo simplemente seguir un enlace o responder una llamada que tener que descargar un programa en el ordenador y crear una cuenta para poder acceder a la reunión) es fundamental para que esta resulte exitosa.

Y una vez elegida la plataforma adecuada, debemos conocerla para poder explotar todas sus opciones. Hacer uso de las distintas herramientas que nos ofrece la sala de reunión virtual para que la experiencia de los participantes sea lo más grata posible.

Consejo nº 3: cuida tu imagen y tu entorno

Aunque estemos en casa, de vacaciones o sea de madrugada para nosotros (porque nos encontremos en una franja horaria distinta a la del resto de participantes de la reunión) es importante que cuidemos nuestro aspecto. Deberíamos llevar la misma ropa que llevaríamos si la reunión fuese presencial. Maquillarnos si habitualmente lo hacemos.

Por otro lado, deberemos cuidar la iluminación del espacio elegido para mantener la reunión y también que no sea un entorno demasiado ruidoso. En tal caso deberemos utilizar auriculares para aislarnos y evitar ruidos molestos a nuestros interlocutores. El fondo también es importante, deberemos intentar que sea lo más neutro posible y que no distraiga la atención de los demás.

Por último deberemos vigilar nuestra postura, nuestros gestos y nuestros modales. Por ejemplo, no es conveniente comer o masticar chicle durante la reunión, a menos que estemos en una pausa destinada a ello. También debemos ser cautelosos y verificar que hemos apagado el audio y el video o abandonado correctamente de la sala de reunión cuando esta finalice puesto que no queremos que se nos cuele ningún comentario “of the record” que pueda perjudicarnos.

Consejo nº: 4 la planificación

Es importante que los asistentes sepan con anterioridad el motivo de la reunión, los temas que se van a abordar y cuáles son los objetivos. También si deben preparar algún material para exponerlo o presentarlo durante la misma. Si hay tiempo también es conveniente que los mismos usuarios puedan añadir y modificar el orden del día.

Por otro lado, debemos de ser muy cuidadosos a la hora de elegir quién es y quién no es necesario que esté en la reunión. No hay nada más frustrante que estar en una reunión en la que no sabes muy bien porque estás y en la que nadie te pide tu opinión ni participación. Esta situación también se da en las reuniones presenciales y es igualmente molesta, pero la sensación de “ser invisible” se acrecenta en el entorno online.

Es importante que todos se impliquen. Para ello en la planificación de la reunión deberemos incluir momentos en los que cada participante tenga su turno de palabra. La participación de todos es importante, así como que haya tiempo para el debate y el intercambio de ideas. Este debate debe estar moderado activamente, lo que enlaza con el consejo siguiente.

Consejo nº 5: la figura del moderador

El anfitrión debe moderar la reunión para asegurar que no se solapan las intervenciones, e incluso para apagar los micrófonos de los participantes que no estén interviniendo en ese momento (si la aplicación seleccionada la permite) para evitar posibles ruidos externos.

Generalmente cuando las personas no están demasiado habituadas a realizar videoconferencias tienden a permanecer calladas si no se les da paso expresamente. En las interacciones cara a cara, pasa lo contrario: tendemos a interrumpirnos constantemente.

Es por ello que la figura del moderador se hace especialmente relevante para otorgar los turnos de palabra y para dar por finalizados temas y abrir nuevos siguiendo el orden del día.

Consejo nº 6: la emoción y sensación de pertenencia

Si no se planifican y se moderan las reuniones profesionales por videoconferencia de forma adecuada es imposible que se desarrolle una atmósfera comparable a la de una reunión presencial. Raramente aparecerán las bromas o la charla informal que son frecuentes en las reuniones personales. Pero, ¿cómo hacemos para que facilitar la conexión entre los distintos participantes a una reunión? ¿cómo hacer aflorar el sentimiento de grupo o de pertenencia?

De nuevo, planificación. Por ejemplo, podemos crear unos fondos personalizados para cada participante y en los que se incluya su nombre, cargo, el logo de la empresa, una imagen representativa del tema de la reunión… o algún fondo divertido o gracioso si el tema/circunstancia lo permite.

Puede ser que la aplicación que hayamos elegido no permita poner fondos. En este caso podemos pedir que todos los participantes vistan de una determinada manera, lleven una gorra o se pongan una nariz de payaso (que por ejemplo puede servir luego para solicitar el turno de palabra).

No está demás dejar un momento al inicio o al final para que los participantes se conozcan y hablen entre ellos de temas más personales. Si no se conocen entre ellos previamente evidentemente deberemos dejarles un tiempo para que se presenten. Podemos previamente haberles pasado dos o tres preguntas que deberán responder ante todos a modo de presentación.

Incluir elementos de gamificación, que haya pequeños breaks en los que se pueda seguir conectado pero de forma más  relajada y en los que se pueda seguir hablando pero con un café en la mano. Si estamos en un grupo muy grande crear pequeñas salas paralelas en las que poder reunirse por pequeños grupos es una buena idea para estos momentos.

También es importante que todos los participantes tengan y hagan uso de la cámara. Solo si esto afecta muy negativamente a la calidad de la conexión (por tener un acceso a Internet de mala calidad) deberían dejar de usarla. Vernos las caras, los estados de ánimo, poder mirarnos a los ojos y ver la sonrisa de los demás o su reacción a nuestros comentarios es esencial para tener una experiencia más personal y emocional de las reuniones virtuales.

Un último consejo sería no alargar las reuniones más allá de lo necesario. Mantener el interés y la implicación de todos los asistentes será más difícil cuanto más larga sea la reunión. Por ello es importante, que si hay algún tema secundario a tratar por solo algunos de los participantes en la reunión, estos los dejemos para otra reunión en petit comité y que luego las conclusiones y acciones derivadas de la misma sean enviadas al resto del equipo.

Y en todo ello, la colaboración y coordinación de las personas en momentos como en los que nos encontramos, especialmente cuando el trabajo en remoto es más una imposición que una opción, una elección de la correcta tecnología para nuestras necesidades y situación, la utilización de herramientas que favorecen una comunicación en red ágil, y el papel de saber generar experiencias para nuestros equipos se vuelve vital. En Blue red te podemos ayudar. Tenemos un programa para organizaciones, equipos de trabajo y profesionales interesados en mejorar el trabajo a distancia y de forma deslocalizada.

Conclusiones

Siguiendo estas premisas básicas e imprescindibles, más las pautas generales de organización de reuniones, conseguiremos unas excelentes comunicaciones y convertiremos a la videoconferencia en una excelente herramienta para nuestra actividad profesional.

Debemos de ser conscientes de que las videoconferencias serán cada vez más habituales puesto que tienen muchas ventajas. Además de posibilitarnos el contacto en condiciones en las que vernos de otra forma no es factible, las reuniones online pueden suponer para las compañías un gran ahorro en costes y en tiempo, permitiendo además a sus empleados una mejor conciliación de su vida personal y profesional, aumentar la productividad y facilitar las colaboraciones externas y la implicación de agentes externos.

Por todo ello, es importante que “cambiemos” nuestro chip y aprendamos a aprovechar al máximo estas herramientas.

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