Marie Kondo  y su método para ordenar nuestra casa, y nuestra vida,  está en este inicio de 2019 más de moda que nunca. El lanzamiento en Netflix de su programa Tidying Up with Marie Kondo no ha hecho más que acrecentar su popularidad y difundir su mensaje de que en el orden podemos encontrar nada menos que la felicidad o al menos sentirnos más cómodos, más tranquilos, más en paz.

Pero, ¿podemos aplicar el método KonMarie a nuestra oficina o mesa de trabajo? ¿Y a la bandeja de entrada de nuestro correo? ¿Y a nuestra carrera profesional?

Parece bastante razonable pensar que en un espacio limpio y ordenado podremos concentrarnos mejor y rendir más, estar más enfocados y tener una visión más clara de cuál es nuestro cometido y nuestros objetivos. Además, los defensores del método, aseguran que el proceso hace que te replantees muchas cosas ya que al preguntarnos si un objeto nos hace felices lo que realmente estamos evaluando son nuestros propios valores y objetivos vitales. Ser conscientes de lo que nuestro trabajo aporta a nuestra vida y lo que nosotros aportamos a nuestro trabajo, puede ayudarnos a ver la vida de otro modo y analizar si realmente es así cómo queremos vivir. Además nos ayudara a tomar mejores decisiones y a valorar más el tiempo, los recursos, el espacio y la energía de la que disponemos.

Para quienes no sepan en que consiste el método, este consiste en dividir nuestras posesiones en categorías (ropa, libros, documentos, cosas con valor sentimental y komomo – el resto de cosas que tenemos) y, categoría a categoría ir sacando de su sitio todos los elementos y una vez todos juntos ir revisándolos uno a uno para ver si nos hacen felices o bien si los necesitamos. En caso de que ni nos hagan felices ni los necesitemos deberemos desecharlos (bien tirándolos, regalándolos o donándolos a alguna organización). Las tiendas de segunda mano en EE.UU. están viviendo un particular agosto desde que comenzara a emitirse el programa de Marie Kondo en Netflix el pasado uno de enero.

¿Cómo aplicar el método KonMarie en nuestra oficina? 5 pasos o claves

La gratitud

Cuando Marie Kondo entra en una casa, antes de iniciar el proceso de limpieza y orden, la saluda e insta a sus propietarios a expresarle su gratitud por los “servicios” prestados. Esta situación en sí puede parecer ridícula pero realmente el objetivo es que los dueños revivan los buenos momentos que han pasado en ese espacio y que valoren lo importante que es para ellos el poder sentirse (o volver a sentirse) cómodos y relajados en ese lugar. Y, lo queramos o no, nuestra oficina o lugar de trabajo es un espacio en el que pasamos mucho tiempo y en el que vivimos muchas situaciones y emociones. Agradecerle a nuestro despacho todo lo bueno que nos ha aportado antes de acometer la tarea de reorganizarlo y ordenarlo, hará que seamos más conscientes de lo que hemos logrado a nivel laboral y de qué cosas nos han hecho sentirnos mejor y más realizados.

Categorías y orden

A nivel organizativo, el método difiere poco al aplicarlo en una oficina. Por categorías, iremos sacando todo lo que tengamos y nos desharemos de todo aquello que no necesitemos o tengamos duplicado. Al mismo tiempo deberemos deshacernos de todo aquello que nos provoca incomodad como una grapadora que siempre se atasca o un flexo cuya luz nos resulta demasiado fuerte o demasiado tenue o demasiado amarilla.

También deberemos encontrar una forma de clasificación y organización que nos resulte agradable a la vista (clasificadores divertidos, cajas bonitas, etc.) y cómodo. No en vano una de las principales premisas del orden es que cada cosa debe tener un sitio y que después de utilizar esa cosa nos debe resultar fácil el volver a dejarla en su sitio. Por otro lado, no debemos tener dudas sobre dónde van las cosas y éstas deben emparejarse con similares. Por ejemplo, lápices con bolis, rotuladores y marcadores. De esta forma, sabremos siempre cuánto nos queda de cada elemento y cuando tenemos que reemplazarlo o comprar más.

Correo electrónico y archivos digitales o en papel

Con los correos y papeles básicos, debemos aplicar tres filtros: los que necesitamos en ese mismo momento, los que están pendientes y vamos a necesitar en el corto/medio plazo y los que debemos conservar para siempre o por un periodo largo de tiempo. Todo lo que quede fuera de estas tres categorías debería ser desechados. En este punto debemos ser conscientes de que tener un montón de correo no leído, por ejemplo, produce en nosotros un estrés residual pero que tratar de tener nuestra bandeja de entrada siempre a cero puede ser contraproducente. Cada uno deberá establecer cuántos correos puede “tolerar” sin gestionar en su bandeja de entrada y cada cuánto tiempo y por cuánto tiempo se debe dedicar a esa tarea.

Los puntos de poder

Tanto en nuestra casa como en nuestra oficina es bueno tener siempre visibles elementos que nos produzcan felicidad. Podemos, por tanto, tener en la oficina un dibujo de nuestro hijo, una foto de las vacaciones, una tarjeta de un cliente agradecido o el regalo que te hicieron el último año por el amigo invisible en la oficina.

Más allá de los objetos

La limpieza y el orden pueden ir más allá de los objetos y posesiones. Puedes “limpiar” tu agenda de reuniones innecesarias, tu lista de tareas de aquellas que no te aportan, tu directorio de contactos de aquellos que no suman, etc. Es importante sentirse bien con lo que uno hace (en la medida de lo posible, claro) y rodearse de aquellas personas con las que trabajamos a gusto y de forma productiva.

Como conclusión, podemos decir que al organizar nuestro despacho estamos también haciendo una limpieza a nivel mental y emocional. Por ejemplo, la desechar un libro nos hemos planteado si su contenido nos vale en nuestro día a día o si en un futuro prevemos que lo vamos a necesitar. Es decir, estamos decidiendo si en un futuro queremos o no seguir esa línea de trabajo. En definitiva, se trata de saber qué cosas nos hacen felices en el trabajo y cómo podemos centrarnos en ellas e ir dejando de lado aquellas que no nos satisfacen.

En este artículo hemos visto como puede mejorar nuestro desempeño profesional con el orden pero, ¿es realmente el desorden tan malo como lo pintan?

Albert Einstein, Francis Bacon o Jean Piaget son tres grandes genios en sus disciplinas y los tres eran caóticos y amantes del desorden. Pero, ¿qué dice la ciencia? Un estudio realizado en 2013 por científicos de la Universidad de Minnesota, en el que se realizaron distintos experimentos, viene a concluir que el desorden favorece la creatividad, es decir, que un ambiente desordenado favorece respuestas más innovadoras ante desafíos y retos. Por otro lado, también se demostró que las personas en un ambiente ordenado optan por una alimentación más sana (hábitos saludables), son más generosos y se decantan más por lo clásico y lo seguro que por lo novedoso.

Despacho de Albert Einstein fotografiado por Ralph Morse para TIME el día de su muerte

“Si un escritorio abarrotado es síntoma de una mente abarrotada, ¿de qué es síntoma, entonces, un escritorio vacío?”, Albert Einstein

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El psicólogo suizo Jean Piaget en su despacho en 1979. Fundación Jean Piaget

En definitiva, parece contrastado que el desorden estimula la creatividad y la asunción de riesgos (el querer probar cosas nuevas) y que el orden favorece la armonía, la relajación, la eficacia y el bienestar. También se cree que la limpieza y el orden promueven comportamientos legales y morales mientras que la desorganización conduce al estrés y la confusión.

Por tanto, no podemos demonizar el desorden ni endiosar al orden, sobre todo, llevar este al extremo. Un orden perfecto, donde todo esta previsto y ajustado no da pie a la improvisación y la creatividad tampoco es bueno.

De hecho, en el libro Elogio del desorden de Abrahamson y Freedman, los autores defienden que “la mayoría de las personas rehuyen del desorden o siente culpa por no poder evitarlo, aunque el mundo científico ha comprobado que con una pequeña dosis de desorden la vida puede ser más fácil de vivir y más interesante. La obsesión por el orden tiene muchos menos beneficios de lo que creemos. Los sistemas moderadamente caóticos hacen un empleo más eficiente de los recursos y logran mejores resultados que los ordenados.

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